Dicas Para Seu Evento em 2019

Pense na logística. Logística para tudo. Como será o estacionamento? E quanto à acessibilidade de handicap? O que você pode fazer com o tamanho do seu espaço? Qual equipamento você precisará? Quais itens extras (água potável para alto-falantes, crachás, folhetos) você precisará de despesas extras? Quantas pessoas são necessárias para realmente fazê-lo funcionar sem problemas?

É importante sentar-se por um minuto com você (e com sua equipe) e considerar todos os lados da história. Existe algum obstáculo que possa ser previsto e prevenido? Quaisquer convidados especiais que precisam ser acomodados? Quaisquer exceções que precisam ser feitas?

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Pense em marketing e publicidade. Enquanto você está no rolo que você é, prepare um cartaz de rascunho. Deve incluir a data provisória, hora, local, convidado principal, nome do evento e um tema ou tag-line para o evento. Já que é tão cedo, você pode se dedicar a isso - mas é melhor preparar uma versão preliminar agora para ver como tudo está acontecendo!

Pense em outras maneiras de divulgar a palavra também. E-mail explosões? Correio normal? Facebook, Twitter, as outras duas dúzias de sites de eventos por aí (mais sobre isso daqui a pouco)? O que você precisa antes do evento para levar as pessoas e o que você precisa no evento para mantê-las?

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Organize-se. É muito possível que você se sinta um furão com a cabeça cortada agora. Respire e abra o Excel. Prepare um cronograma preliminar das atividades do evento. Faça algumas planilhas para organizar seus pensamentos. Pode parecer papelada desnecessária agora, mas daqui a dois meses você estará agradecendo intensamente ao seu passado por cuidar de você.

Prepare uma linha do tempo (com prazos) para cada atividade. Anote os nomes de todos e onde eles são necessários quando. Dessa forma, você pode se organizar e colocar em campo questões futuras de outras pessoas.

Parte

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Organizando 2 Semanas De Antemão

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Certifique-se de que tudo esteja pronto. Corrigir a data, local, (convidado principal), equipe, nome do evento e tag-line. Existe alguma coisa que poderia dar errado? Qualquer troca de última hora que possa se apresentar? Nesta conjuntura, tudo deve ser escrito com tinta permanente.

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Reúna-se com sua equipe. Obtenha aprovação para seu orçamento, cronograma, etc., dos membros da equipe, bem como dos supervisores. Agora é um bom momento para tirar todas as perguntas. Todo mundo conhece suas obrigações? Eles estão confortáveis ​​com todas e quaisquer questões?

Mais uma vez, reúna-se com membros da equipe e voluntários para discutir quaisquer problemas que possam surgir. Este também é o momento perfeito para criar um plano de ação.

Certifique-se de que a equipe não tenha problemas internos. Fique em contato com todos os líderes de equipe, bem como membros da equipe e voluntários.

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Delegue o trabalho a diferentes pessoas e deixe que uma pessoa experiente coordene todas as atividades. Se o evento é um megaevento, permita que pessoas diferentes coordenem diferentes atividades, sob a supervisão de uma pessoa. O líder da equipe deve ser confiável para os membros da equipe.

É uma boa ideia ter uma ou duas pessoas dedicando seu tempo a reuniões e saudações e falando sobre o evento enquanto as pessoas filtram e o evento é iniciado. Basicamente eles são um comitê de recepção, aumentando a moral e deixando as pessoas saberem que estão em boas mãos.

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